Адрес для входа в РФ: exler.world
Организация почты
03.07.2010 10:12
8730
Комментарии (45)
При моем потоке ежедневной почты практически единственный выход - отвечать на письма сразу же при получении, иначе будет кошмарный завал. Однако бывают ситуации, когда сразу ответить не можешь, однако письмо обязательно требует ответа. Для таких писем сделал отдельную папку "Ответить".
Через некоторое время заметил, что в папку "Ответить" захожу крайне редко. Не чаще раза в пару недель.
После этого сделал вторую папку "Срочно ответить". Туда стал помещать письма, которые требуют ответа немедленно.
Через некоторое время заметил, что в "Срочно ответить" захожу не чаще раза в пару недель, а в "Ответить" - не чаще раза в месяц.
После этого сделал третью папку "Немедленно ответить". Туда стал помещать письма, требующие немедленного ответа, в "Срочно ответить" - письма, требующие быстрого ответа, а в "Ответить" - письма, которые вообще требуют ответа.
Через некоторое время заметил, что в "Немедленно ответить" захожу не чаще раза в пару недель, в в "Срочно ответить" - не чаще раза в месяц, а в "Ответить" - не чаща раза в полгода.
И вот теперь мне кажется, что в организации работы с почтой я пошел по какому-то не совсем верному пути....
P.S. Устроить, что ли, сегодня субботник - разгрести все три папки?!!
Войдите, чтобы оставить комментарий.
Не новая ситуация, но решение было уже давно найдено:
"Штамп был построен так удобно, что достаточно было лишь заполнить оставленный в нем промежуток, чтобы получилась злободневная резолюция:
В ответ на................
мы, геркулесовцы, как один человек, ответим:
а) повышением качества служебной переписки,
б) увеличением производительности труда,
в) усилением борьбы с бюрократизмом, волокитой, кумовством и подхалимством,
г) уничтожением прогулов и именин,
д) уменьшением накладных расходов на календари и портреты,
е) общим ростом профсоюзной активности,
ж) отказом от празднования рождества, пасхи, троицы, благовещения, крещения, курбан-байрама, йом-кипура, рамазана, пурима и других религиозных праздников,
з) беспощадной борьбой с головотяпством, хулиганством, пьянством, обезличкой, бесхребетностью и переверзевщиной,
и) поголовным вступлением в ряды общества "Долой рутину с оперных подмостков",
к) поголовным переходом на сою,
л) поголовным переводом делопроизводства на латинский алфавит, а также всем, что понадобится впредь. "
Пунктирный промежуток Полыхаев заполнял лично, по мере надобности, сообразуясь с требованиями текущего момента.
"Штамп был построен так удобно, что достаточно было лишь заполнить оставленный в нем промежуток, чтобы получилась злободневная резолюция:
В ответ на................
мы, геркулесовцы, как один человек, ответим:
а) повышением качества служебной переписки,
б) увеличением производительности труда,
в) усилением борьбы с бюрократизмом, волокитой, кумовством и подхалимством,
г) уничтожением прогулов и именин,
д) уменьшением накладных расходов на календари и портреты,
е) общим ростом профсоюзной активности,
ж) отказом от празднования рождества, пасхи, троицы, благовещения, крещения, курбан-байрама, йом-кипура, рамазана, пурима и других религиозных праздников,
з) беспощадной борьбой с головотяпством, хулиганством, пьянством, обезличкой, бесхребетностью и переверзевщиной,
и) поголовным вступлением в ряды общества "Долой рутину с оперных подмостков",
к) поголовным переходом на сою,
л) поголовным переводом делопроизводства на латинский алфавит, а также всем, что понадобится впредь. "
Пунктирный промежуток Полыхаев заполнял лично, по мере надобности, сообразуясь с требованиями текущего момента.
Спасибо, повеселили!
Getting Things Done
зы. я не умный.
зы. я не умный.
Папки "январь", "февраль", наколенные CRM... Правильно сказали выше про аутлук - у меня около 200 писем в день, при этом я так же пользуюсь флажками (правой кнопкой - custom date - выбор даты в календаре).
Разовая настройка папки "For Follow Up" - и все события делятся на те, которые надо сделать сегодня, завтра, на следующей неделе и т.д. Причем у меня куча папок, куда письма уходят автоматически по правилам на сервере, но флажки собираются отовсюду. Если еду в машине и читаю почту с мобильника - ставлю там флажки на важные письма, в которые нужно вникнуть - а дома или из офиса уже обрабатываю.
Дальше, если вдруг это важное письмо - часть переписки, Outlook подбирает все письма в цепочке и ставит флажок на всю переписку - отдельные ветки этой переписки подбираются, таким образом переписка в 20-30 писем представлена в 4-5 ветках + флажок стоит только на той ветке, которая нужна.
Просроченные письма лежат красным грузом во входящих.
Хотя вынужден согласиться еще с одним комментарием - главное регулярно обрабатывать письма, помеченные на сегодня - на 100%, иначе завтра к письмам на завтра добавятся письма на сегодня и поможет только метод Брюса - "да - на всё" 😄
Разовая настройка папки "For Follow Up" - и все события делятся на те, которые надо сделать сегодня, завтра, на следующей неделе и т.д. Причем у меня куча папок, куда письма уходят автоматически по правилам на сервере, но флажки собираются отовсюду. Если еду в машине и читаю почту с мобильника - ставлю там флажки на важные письма, в которые нужно вникнуть - а дома или из офиса уже обрабатываю.
Дальше, если вдруг это важное письмо - часть переписки, Outlook подбирает все письма в цепочке и ставит флажок на всю переписку - отдельные ветки этой переписки подбираются, таким образом переписка в 20-30 писем представлена в 4-5 ветках + флажок стоит только на той ветке, которая нужна.
Просроченные письма лежат красным грузом во входящих.
Хотя вынужден согласиться еще с одним комментарием - главное регулярно обрабатывать письма, помеченные на сегодня - на 100%, иначе завтра к письмам на завтра добавятся письма на сегодня и поможет только метод Брюса - "да - на всё" 😄
Как уже замечено, что нет другого выхода как ответ на почту сваливать на других людей, секретарей или кто там еще. У меня все просто, вся почта прочитывается мной, на самые важные отвечаю сам, все остальное переслается секретарю. Сначала задавалось много вопросов, через неделю, этих вопросов был минимум. И даже не потому, что я такой мегазанятой, а потому, что реально жалко времени тратщегося на муторную переписку. Зато независимо от того, я в поездке или нет, все почты и звонки отвечены, рассортированы и прочая. Самое смешное, что секретарь проживает совсем в другом городе, И я ее видел вживую всего пару раз.
Вот никто не догадался - пост то про организацию почты был риторический!
Nevdomek: Вот никто не догадался - пост то про организацию почты был риторический!
Что характерно, только один умный человек догадался 😉
Гонка приоритетов "срочней, еще срочней, еще-еще срочней" - обозначает, что задачи будут просто не делаться до конца, а погружаться в хвост "надо ее бросить и заняться еще более срочной". Т.е. - это признак того, что поток задач превышает возможности решения их.
Ситуация подобна сетвому интерфейсу, в котором очередь на отправку пакетов имеет железное ограничение, и вопрос ровно в том, по какому алгоритму выбрасывать из этой очереди эти самые пакеты. Кстати, от этого алгоритма весьма сильно зависит, насколько комфортно будет себя чуствовать пользователь при перегрузке канала. Потому и Вам рекомендую ответить себе на вопрос - если нельзя сделать все, то чем пожертвовать лучше всего? Можно дать приоритет по какому-то признаку, можно наоборот делать понемножку, но всем - короче, тут уж Вам решать...
Ситуация подобна сетвому интерфейсу, в котором очередь на отправку пакетов имеет железное ограничение, и вопрос ровно в том, по какому алгоритму выбрасывать из этой очереди эти самые пакеты. Кстати, от этого алгоритма весьма сильно зависит, насколько комфортно будет себя чуствовать пользователь при перегрузке канала. Потому и Вам рекомендую ответить себе на вопрос - если нельзя сделать все, то чем пожертвовать лучше всего? Можно дать приоритет по какому-то признаку, можно наоборот делать понемножку, но всем - короче, тут уж Вам решать...
Алекс, м.б. следует сделать папки с названиями "Январь", "Февраль", ..."Июль" и выработать привычку разгребать письма двухмесячной давности? а четырёх/шестимесячной давности попросту удалять? Тем самым "сильно устаревшие" неотвеченные письма будут мозолить глаза сильнее, нежели те, что в папках "Ответить" и "Срочно ответить"... а "совсем устаревшие" можно со спокойной совестью удалить, поскольку корреспонденты вряд-ли уже ждут ответ...
П.С.: м.б. откроете общественности секрет - сколько в означенных папках неотвеченных писем скопилось? м.б. весь сыр-бор только из-за 10-20 писем? 😁
П.С.: м.б. откроете общественности секрет - сколько в означенных папках неотвеченных писем скопилось? м.б. весь сыр-бор только из-за 10-20 писем? 😁
Алекс, советую почитать книгу Тима Ферриса "Как работать по 4 часа в неделю". Может найдёте для себя что-то ценное.
Kainon: Алекс, советую почитать книгу Тима Ферриса "Как работать по 4 часа в неделю". Может найдёте для себя что-то ценное.
Ну, только если этот Феррис начнет вместо меня мне деньги зарабатывать.
Самую с часто посещаемую папку назвать-"Наверно отвечу", среднюю-"Может когда-нибудь при случае и гляну", ну а последнюю "А, забить! Всё равно уже не актуально!"
ну и напоследок написать маленькую прожку, чтобы отключение или засыпание компа можно было только после закрытия оутлука, он закрывался только в отсутствие дел на сегодня 😄
соединить комп с холодильником и денежной картой: есть дела - есть не дают. решил дела - можно и покушать 😄
соединить комп с холодильником и денежной картой: есть дела - есть не дают. решил дела - можно и покушать 😄
MasterJack:
ну и напоследок написать маленькую прожку, чтобы отключение или засыпание компа можно было только после закрытия оутлука, он закрывался только в отсутствие дел на сегодня
ну и напоследок написать маленькую прожку, чтобы отключение или засыпание компа можно было только после закрытия оутлука, он закрывался только в отсутствие дел на сегодня
Вы полагаете, что Алекс не станет выдергивать его из розетки? 😉
А если к автоматическим напоминаниям, предложенным выше, добавить еще и автооткрытие папки с самыми важными письмами при заходе в программу, ну и при наличии в ней неразобранной почты, раз в час при работе с почтовым клиентом? Автооткрытие нужной папки при заходе в программу есть даже в Outlook Express.
Давно делаю так. Таким образом папка "Немедленно ответить" будет открываться ежедневно.
Остальные папки следует расположить под папкой "Немедленно ответить". Папка "Входящие" должна располагаться самой последней. Таким образом вы будете немедленно отвечать на немедленные письма.
Давно делаю так. Таким образом папка "Немедленно ответить" будет открываться ежедневно.
Остальные папки следует расположить под папкой "Немедленно ответить". Папка "Входящие" должна располагаться самой последней. Таким образом вы будете немедленно отвечать на немедленные письма.
:)
в некоторых случаях действительно хочется ответить тремя буквами 😄
в некоторых случаях действительно хочется ответить тремя буквами 😄
на своей практике пришел к тому, что при обработке кучи писем, и обязательной работой с почтой на протяжении дня, заметки и дела действительно лучше всего хранить именно в почте. обязательно появится возможность их посмотреть. потому сандерберд+реминдер фокс (как сейчас) или оутлук с оффисом (как подумываю перейти). кстати открыл для себя OneNote. Хорошо.
А я думаю, что на все письма за Алекса отвечает робот. И пост этот закинул робот, что бы все думали, что он не робот, а Алекс. И все повелись! 😄
Берите пример с Тёмы Лебедева, и на все письма отвечайте тремя словами.
И быстро, и весело.
И быстро, и весело.
DVND:
Берите пример с Тёмы Лебедева, и на все письма отвечайте тремя словами.
И быстро, и весело.
Берите пример с Тёмы Лебедева, и на все письма отвечайте тремя словами.
И быстро, и весело.
Может быть тремя буквами?
также может помочь бумага. точнее несколько бумаг.
Что я должен сделать за день
Что я должен сделать за неделю
Что я должен сделать за месяц
И вечером галками отмечать, что сделал. там можно указать:
прочитал почту из папки такой-то;
забил на чтение почты из папки такой-то;
забил на чтение бумаги, с напоминанием "прочти почту из папки такойто".
Что я должен сделать за день
Что я должен сделать за неделю
Что я должен сделать за месяц
И вечером галками отмечать, что сделал. там можно указать:
прочитал почту из папки такой-то;
забил на чтение почты из папки такой-то;
забил на чтение бумаги, с напоминанием "прочти почту из папки такойто".
Почему-то мне сразу вспомнился Глеб Архангельский с его учебником по планированию дел в Аутлуке...
Тоже система вроде "правильная" и почти идеальная, но работает только до оперделенного предела. Поторм - "затык" и срыв всего и вся, и даже сама идея разделения дел на "когда будет время", "если позвонит", "в такое-то время" и т.п. полностью компрометирует себя.
И возникает перенос дел из, казалось бы, удобнейшего аутлука в примитивнейшую, написанную на коленке за пару вечеров, CRM. Которая, зато, работает не "правильно", а эффективно!
Тоже система вроде "правильная" и почти идеальная, но работает только до оперделенного предела. Поторм - "затык" и срыв всего и вся, и даже сама идея разделения дел на "когда будет время", "если позвонит", "в такое-то время" и т.п. полностью компрометирует себя.
И возникает перенос дел из, казалось бы, удобнейшего аутлука в примитивнейшую, написанную на коленке за пару вечеров, CRM. Которая, зато, работает не "правильно", а эффективно!
сам задавался подобным вопросом раньше. сейчас нет 😄
во первых: на каждое напоминание устанавливается дата. таким образом если я не хочу вспоминать про данное письмо три-семь-тридцать дней, оно появляться пере до мной не будет. а если должен в течение двух дней дать ответ, то оно от меня не отстанет, пока я это не сделаю. каждый сам устанавливает важность, а если установил - то уж будь добр следуй.
во вторых: нужно разгружать мозг используя разные способы. осознавание, что где то там у меня лежат срочные дела, а я про них не знаю, всегда вызывает подсознательное напряжение, которое потом вылазит наружу. не говоря про то, что не сделав то, что должен был - явно получиш негативный эффект. кой смысл увеличивать вероятность поражения да ещё и подпирать её постоянным напряжением?
в третьих: наверное стоит настроить фильтры. уверен есть энное кол-во людей, письма от которых в любом случае надо проверить в определенное время. пусть автоматом сыпятся в нужную папку. а другие можно настроить по содержимому. пущай на первом этапе почтовый клиент сам проводит сортировку.
во вторых: нужно разгружать мозг используя разные способы. осознавание, что где то там у меня лежат срочные дела, а я про них не знаю, всегда вызывает подсознательное напряжение, которое потом вылазит наружу. не говоря про то, что не сделав то, что должен был - явно получиш негативный эффект. кой смысл увеличивать вероятность поражения да ещё и подпирать её постоянным напряжением?
в третьих: наверное стоит настроить фильтры. уверен есть энное кол-во людей, письма от которых в любом случае надо проверить в определенное время. пусть автоматом сыпятся в нужную папку. а другие можно настроить по содержимому. пущай на первом этапе почтовый клиент сам проводит сортировку.
MasterJack :
Вы похоже со спамом не сталкивались! Не знаю как Вы, но я могу от себя любимого/или от президента/или от Экслера отправить письмо себе же любимому, если не понимаете, почитайте про smtp. Спамеры так же действуют лет цать
Вы похоже со спамом не сталкивались! Не знаю как Вы, но я могу от себя любимого/или от президента/или от Экслера отправить письмо себе же любимому, если не понимаете, почитайте про smtp. Спамеры так же действуют лет цать
Надо как в фильме "Брюс Всемогущий", всем отвечать да.
извините за мой корявый русскай
Алекс, есть такие напоминания и в аутлуке и в сандерберде, которые выпрыгивают перед глаза.
присваивая метку письму = напоминание, и можно его видеть раз в несколько минут. количество писем прямо пропорционально размеру напоминание. через пару дней когда оно выскочит вы уже просто не увидите экран. в оутлуке вообще хорошо - напоминание не закроется пока вы его либо не отложите либо не закроете. помогает. и привычка придется выработать только одну - создавать напоминания. и мозг разгрузится 😉
присваивая метку письму = напоминание, и можно его видеть раз в несколько минут. количество писем прямо пропорционально размеру напоминание. через пару дней когда оно выскочит вы уже просто не увидите экран. в оутлуке вообще хорошо - напоминание не закроется пока вы его либо не отложите либо не закроете. помогает. и привычка придется выработать только одну - создавать напоминания. и мозг разгрузится 😉
MasterJack
Алекс пользуется The Bat-ом и знает его, судя по всему не плохо. Суть поста не в умении пользования офисными приблудами, немножко в другом.
Мозг - может взорватья, если на каждое письмо будет вылазить напоминание. Монитор/клавиатура и пишущие Экслеру могут не выдержать взрыва и физического/умственного насилия от этого взрыва, осколками накроет всех
Алекс пользуется The Bat-ом и знает его, судя по всему не плохо. Суть поста не в умении пользования офисными приблудами, немножко в другом.
Мозг - может взорватья, если на каждое письмо будет вылазить напоминание. Монитор/клавиатура и пишущие Экслеру могут не выдержать взрыва и физического/умственного насилия от этого взрыва, осколками накроет всех
MasterJack: Алекс, есть такие напоминания и в аутлуке и в сандерберде, которые выпрыгивают перед глаза.
I know that. В Бате они тоже есть.
Попробуй оставлять требующие ответа письма в инбоксе. Я всегда так делаю, поэтому они мозолят глаза.
Но нужно стремиться к тому, чтобы инбокс был пустой или в нем оставалось лишь то, что еще не отвечено или то, над чем сейчас происходит работа
Но нужно стремиться к тому, чтобы инбокс был пустой или в нем оставалось лишь то, что еще не отвечено или то, над чем сейчас происходит работа
Да, у меня что-то подобное с работой, которая обычно вся срочная, поэтому приходится назначать еще ОЧЕНЬ срочную, ну, а потом сверхсрочную и, наконец, внеочередную... Иначе - никак не упорядочиться. 😄
Второй кнопкой мыши выделяем все 3 папки и выбираем из контекстного меню удалить. 😄
Жуть!
Проще как в известном анекдоте: объединить папки и переименовать получившуюся в "неудачники" или "не повезло".
А я в аутлуке использую флажки важности писем:). И они все в одной папке. И по ним фильтруются если нужно.
Посадить за работу автоответчик.
frukt904:
Посадить за работу автоответчик.
Посадить за работу автоответчик.
И автопилота за руль тоже, потом разгребать почту авторазгребщиком, самому на пляж
Предложение такое.
Папка "ответить сегодня", "ответить на неделе" и "ответить когда смогу".
И строго выделить время для разбора каждой папки.
"Getting Things Done"
Папка "ответить сегодня", "ответить на неделе" и "ответить когда смогу".
И строго выделить время для разбора каждой папки.
"Getting Things Done"
iamhere:
"Getting Things Done"
"Getting Things Done"
Прочитать эту книгу в обязательном порядке.
"Журнал Time назвал Getting Things Done «лучшей бизнес-книгой десятилетия», метод получил положительные отзывы в The Guardian, BBC News, CNN и ряде других известных изданий."
Модель решения всех подобных проблем у Дэвида Аллена следующая:
upload.wikimedia.org
